Die IT-Welt entwickelt sich permanent und rasant durch moderne Technologien und neue Kundenbedarfe weiter, womit auch die IT-Prozesse immer komplexer werden.  Ein Mangel an Transparenz führt an dieser Stelle dazu, dass sich die Risiken für Fehlprognosen erhöhen. Dabei kommt einem gemeinsamen Verständnis der Geschäftsprozesse eine große Bedeutung zu, um die entsprechenden Risiken zu verringern und deren Folgen zu vermeiden. Besonders bei Digitalisierungsprojekten ist es äußerst wichtig, sich einen guten Überblick über Geschäftsabläufe zu verschaffen, bevor mit der eigentlichen Umsetzung angefangen wird. Häufig werden bei der Übersetzung von Fachanforderungen in technische Lösungsansätze wichtige Details übersehen oder fehlerhaft interpretiert. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den spezialisierten Domain- und Business Expert*innen gelingt es, die Schnittstellen und Interaktionen in einem System verständlicher und anschaulicher zu machen. Ein gelebtes und erfolgreiches Business-IT-Alignment sorgt in Unternehmen für höhere Transparenz und eine kürzere Time-to-Market – und damit für eine Kostenersparnis.

Komplexe Abläufe kollaborativ modellieren

Mit Event Storming sorgen wir im Team für einen systematischen Austausch und regen einen schnellen und transparenten Wissenstransfer zwischen den Fachkräften an. Diese Methode wurde im Jahr 2015 von Alberto Brandolini („Introducing EventStorming, An act of Deliberate Collective Learning”) erfunden. Sie basiert auf dem Domain Driven Design (DDD), einer Software-Architekturmethode, die das Modellieren fachlicher Prozesse einer Domäne in den Vordergrund stellt. Der Schwerpunkt beim Event Storming liegt auf der kollaborativen Modellierung komplexer Abläufe und Prozesse. Das Ziel der Methode besteht darin, die Prozessabläufe und Zusammenhänge innerhalb einer Domäne zu veranschaulichen und einen gesamten Überblick daraus zu gewinnen. Dabei visualisieren die Domainexpert*innen innerhalb eines Workshops ihr Wissen und Verständnis über eine bestimmte Fachdomäne, sodass das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis über mögliche Probleme, Abläufe und Verbesserungspotentiale erlangt. Ein wichtiges Ergebnis des Event Storming ist das Erkennen des relevanten Problems und die Entwicklung der passenden Lösung mit Hinblick auf die benötigten Ressourcen. Außerdem ermöglicht die Visualisierung eine effektive und effiziente Planung für die spätere Umsetzung der Funktionalitäten. Damit werden durch frühzeitige Erkennung möglicher Lücken und Risiken in den Prozessen Fehlinvestitionen und unnötige Aufwände leichter vermieden.

Abb. 1: Ein Beispiel aus dem Event-Storming-Workshop

Aller Anfang ist wichtig – die zentralen Komponenten eines erfolgreichen Event-Storming-Workshops auf einen Blick

Für eine erfolgreiche Durchführung des Workshops spielt eine gute Vorbereitung eine große Rolle. Die wichtigsten Komponenten für einen Event-Storming-Workshop sind wie folgt beschrieben:

  • Lade die richtigen Teilnehmer*innen zum Workshop ein: Für einen erfolgreichen Workshop sind die richtigen Teilnehnehmenden entscheidend. Am besten ist eine Mischung aus interdisziplinären Fachkräften und wichtigen Stakeholdern (Business Expert*innen), sodass eine reibungslose und effektive Zusammenarbeit über mehrere Fachdisziplinen (multiple disciplines) ermöglicht wird.
  • Finde den richtigen Raum: Auch der Raum und seine Ausstattung sind für den Erfolg des Workshops von großer Bedeutung. Es braucht eine große Wandfläche, auf der eine lange Papierrolle befestigt werden kann. Darauf heften die Teilnehmer*innen ihre Post-its und erarbeiten so alle relevanten Prozesse und Abläufe. Auf deren Basis erarbeiten sie Lösungen für relevante Probleme. Im Gegensatz zu üblichen Workshop-Formaten sitzen die Teilnehmenden  beim Event Storming nicht um einen Tisch, sondern bewegen sich entlang des Modells an der Wand und führen Gespräche.  Virtuell kann dies auch über ein Miro Board abgebildet werden.
  • Wähle mindestens eine*n Moderator*in (Facilitator) aus: Bisher haben wir erfolgreich die richtigen Teilnehmenden und den passenden Raum gefunden. Der oder die Moderator*in bereitet den Raum vor und führt den Workshop durch. Er oder sie stellt sicher, dass jeder den Ablauf verstanden hat und lenkt, wo es nötig ist. Somit unterstützt der oder die Moderator*in die gesamte Gruppe bei der Durchführung. Grundlegende IT-Kenntnisse sind hilfreich. Für die Moderation sind beispielsweise Agile Coaches bestens geeignet.

Viele Experten – eine Wand

Zu Beginn des Workshops sammeln die Teilnehmenden die wichtigsten Ereignisse innerhalb der Fachdomäne. Diese sogenannten Domain-Events haben bereits im System stattgefunden. Deshalb schreiben die Teilnehmer*innen ihre Domain-Events in der Vergangenheitsform auf orangene Post-its und hängen sie für alle sichtbar an die Wand. Für einen Online-Shop wären das beispielsweise: „Artikel dem Warenkorb hinzugefügt“, „Zahlung eingegangen“ oder „Bestellung abgebrochen“.

Im nächsten Schritt werden die Events chronologisch von links nach rechts entlang der Zeitachse angeordnet (siehe Abb. 2) und das Domänenverständnis in den Vordergrund gestellt.


Abb. 2: Ein Beispiel für Domain Events und deren Auslöser

Anschließend werden die Domain Events durch zusätzliche Elemente weiter verfeinert. Diese sind wie folgt beschrieben:

Akteure zeichnen sich durch menschliche Interaktionen aus
Read Models sind Daten, die benötigt werden, um bestimmte Entscheidungen zu treffen
Externe Systeme lösen ein Event in der Domäne aus
Policy beschreibt ein Regelwerk, aus dem ein Event ausgelöst wird
Commands (Befehle) beschreiben die Handlung eines Akteurs, die ein Event auslösen
Aggregates gruppieren bestimmte thematische Zustandsänderungen in einem System
User Interface (UI) beschreibt die Benutzeroberfläche
Tabelle zeigt ein Beispiel mit einem Domain Event und dazugehörigen Elementen.
Abb. 3: Darstellung nach Alberto Brandolini: „Introducing EventStorming, An act of Deliberate Collective Learning” (2019)

Im ersten Schritt der Verfeinerung identifiziert das Team die Auslöser und Ursachen von Events. Allgemein wird ein Domain Event durch folgende Hauptursachen ausgelöst: durch die Handlung eines Akteurs, durch ein externes System oder durch andere Events (siehe Abb. 3). Darüber hinaus kann ein Event auch nach einer zeitlichen Frist ausgelöst werden. Folglich entstehen Diskussionen über die Zusammenhänge zwischen den Events. Solche Gespräche sind sehr wertvoll, denn sie ermöglichen einen schnelleren Wissenstransfer zwischen den Teilnehmenden und erhöhen die Transparenz und Kreativität.

Anschließend hilft das Modell, weitere Probleme oder unlogische Abläufe inklusive Verbesserungspotentialen innerhalb von Prozessen zu erkennen und die Darstellung zu ergänzen. Die Identifizierung von Problemen und Risiken verschafft einen besseren Überblick über die Prozesse und eventuelle Lösungsansätze oder nachfolgende Projekte.

Der Schwerpunkt in dem Workshop liegt auf der kollaborativen Zusammenarbeit der Teilnehmenden und der Konsistenz des Modells. Deshalb achten wir als Moderatoren*innen auf einen konsistenten Verlauf des Workshops und stellen sicher, dass alle relevanten Events integriert werden. Dabei hilft eine Gesamterzählung des Modells, um den Verlauf von Events widerspruchsfrei zu halten. Abschließend stimmt das Team über die Ideen und Risiken ab. Das Ergebnis liefert den Ausgangspunkt beispielsweise für das Backlog oder weiterführende Methoden wie das User Story Mapping.

Durch einen erfolgreichen Event-Storming-Workshop entstehen für Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile. Komplexe IT-Prozesse werden damit transparenter und eventuelle Risiken von vorneherein minimiert. Das erhöht den Wissenstransfer zwischen einzelnen Bereichen und Fachkräften, verkürzt die Time-to-Market und senkt somit Kosten.

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