Wen muss ich fragen, um mein Problem zu lösen? In einer Welt voller Experten, in dem Wissen der eigentliche Rohstoff ist, wird die Antwort auf diese Frage immer kritischer. Schnell und präzise den besten Ansprechpartner für das eigene Problem zu finden, ist von entscheidender Bedeutung. Vor allem dann, wenn sich das Problem nicht richtig greifen lässt und die Suchanfrage dementsprechend unspezifisch wird.

Die klassische Herangehensweise wäre es, die Frage dem Vorgesetzten zu stellen, der wieder seinen Vorgesetzten fragt. Dieser Vorgesetzte gibt die Frage an seinen Vorgesetzten weiter, der einen Vorgesetzten einer anderen Abteilung fragt. Dieser stellt die Frage seinem Mitarbeiter, der sie wieder an seinen Mitarbeiter weitergibt.

Aus dieser Herangehensweise ergeben sich offensichtliche Probleme. Das Gravierendste ist, dass sowohl die Frage als auch die Antwort im Sinne der stillen Post modifiziert wird und mit großer Wahrscheinlichkeit das eigentliche Problem nicht löst. Darüber hinaus ist der Kommunikationsweg lang, viele Personen sind involviert und die Zeit bis zur Antwort dauert dementsprechend lange.

Die zweite Möglichkeit ist das informelle Netzwerk bzw. den so genannten Flurfunk zu befragen. Denn den gibt es in jedem Unternehmen. Er beruht in der Regel auf persönlichen Sympathien sowie zufälligen Begegnungen und geografischer Verteilung. Die Kaffeemaschine ist häufig der zentrale Ort diese Netzwerks. Doch auch diese Vorgehensweise zur Beantwortung einer fachlichen Frage hat ihre Schwachstellen, die im Folgenden näher betrachtet werden.

Vernetzung like a Boss.

Die Reichweite des Netzwerkes ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Personen, die lange im Unternehmen sind, viel unterwegs sind und eventuell eine Führungsrolle haben, werden ein anderes Netzwerk aufbauen können als Personen, die neu im Unternehmen sind und in einer Abteilung arbeiten, die in einem externen Gebäude, weit weg von den anderen Mitarbeiter ist. Auch haben die Persönlichkeit und die Kommunikationsfähigkeit einen starken Einfluss auf die Reichweite des persönlichen Netzwerkes.

Treffpunkt: Kaffeemaschine

Allen voran hat Google ein so genanntes „Ninja-Lunch-Programm“, bei dem man sich eine zufällige Verabredung zum Mittagessen zulosen lassen kann. Auf diese Weise lernt man neue Leute aus unterschiedlichen Abteilungen kennen und die Vernetzung innerhalb des Unternehmens wird gestärkt. Auch andere Unternehmen fassen die Gruppentische in der Kantine zu langen Tafeln zusammen, damit Mitarbeiter zufällig nebeneinandersitzen.

Der Standort der Kaffeemaschine spielt eine ebenso große Rolle, sodass der Treffpunkt des informellen Netzwerkes strategisch geplant wird. Wo die Mitarbeiter arbeiten, ist von großer Bedeutung für den Austausch. Manchmal reichen auch nur ein paar geschlossene Bürotüren um Kommunikation zum Erliegen zu bringen. Je stärker die Mitarbeiter geographisch verteilt sind, desto schwieriger werden zufällige Begegnungen, die eventuell zu der  Lösung des Problems führen können.

Der Big Brother der Suchanfragen

Zwei Mitarbeiter treffen sich an der Kaffeemaschine und nichts passiert. Eigentlich hat eine*r der beiden gerade ein Problem mit Word: auf einmal schreibt das Programm nur noch in Großbuchstaben und in Bezug auf die Behebung macht sich Ratlosigkeit breit. Eigentlich wäre der Kaffeemaschinen-Moment perfekt, um so eine Kleinigkeit schnell aus der Welt zu schaffen. Allerdings herrscht betretenes Schweigen, denn der Chef sitzt daneben und schaut genau welche Fragen in solchen Momenten gestellt werden. Eigentlich denkt er: ich bin ein guter Chef. Ich möchte meinen Mitarbeiter helfen und vielleicht kenne ich durch mein großes Persönliches Netzwerk jemanden, der die Frage schnell und einfach beantworten kann. Es werden allerdings keine Fragen gestellt, weil niemand vor dem Vorgesetzten sein Gesicht verlieren möchte und Bedenken hat, welche Konsequenzen die Fragen und die eventuell dadurch zu Tage geförderten Fehler haben.

Unsere Lösung: Die digitale Kaffeemaschine

Um das Treffen an der Kaffeemaschine schneller, effektiver und vor allem auch möglich zu machen, wenn die Mitarbeiter stark verteilt arbeiten, haben wir ein Tool entwickelt. Im Gegensatz zu Wissensdatenbanken, die so alt sind wie die Menschheit und weder funktionieren noch aktuell sind, arbeitet unser Tool damit den richtigen Ansprechpartner für das Problem des Mitarbeiters zu finden. Ziel ist es das informelle Netzwerk zu stabilisieren und zu professionalisieren. Gerade dann, wenn das Problem bzw. die Suchanfrage nicht klar umrissen ist, bietet es sich an im übertragenden Sinne aus dem Wissen der Mitarbeiter einen Data Lake zu machen, den man mit Hilfe von KI passend ansteuern kann.

Erfahren Sie hier mehr zu dem Thema Data Lake. Wir zeigen Mechanismen auf, die sich hinter dem Data Lake verbergen.

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